在現(xiàn)代企業(yè)中,打印和復(fù)印文件已經(jīng)是在普通不過(guò)的商務(wù)行為了, 我們每天都會(huì)接觸到復(fù)印機(jī),打印機(jī),每天都會(huì)消耗掉大量的紙張和墨盒。因?yàn)槊看钨?gòu)買(mǎi)耗材或維修和零件的金額都不大，起初并沒(méi)有太多的老板注意這方面的支出。但隨著時(shí)間的逐步推移，特別是金融危機(jī)對(duì)企業(yè)利潤(rùn)的沖擊，導(dǎo)致老板們?cè)谙氡M辦法節(jié)約開(kāi)支，這時(shí)候，打印機(jī)，復(fù)印機(jī)的后期使用費(fèi)用才進(jìn)入我們的視野，哦， 原來(lái)購(gòu)買(mǎi)費(fèi)用只是冰山的一角，使用和維護(hù)費(fèi)用才是消耗我們財(cái)富的大頭，它幾乎消耗掉了我們營(yíng)業(yè)額的3%啊。

通過(guò)以上的分析我們可以發(fā)現(xiàn)，機(jī)器的購(gòu)買(mǎi)成本只占我們總體使用成本的20%，大的支出是在后期的使用中。 發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，如何控制？ 兩方面入手：1，控制使用量；2，控制使用單張成本； 控制使用量 那種靠復(fù)印登記制度，專人看護(hù)制度來(lái)節(jié)約費(fèi)用的方法，不僅不經(jīng)濟(jì)，而且還浪費(fèi)人力。此方面，臺(tái)企的經(jīng)驗(yàn)值得學(xué)習(xí)。我們所有的數(shù)碼復(fù)印機(jī)，目前都配備了部門(mén)管理功能，對(duì)于中小型企業(yè)，此功能就足以滿足我們的文件管理需求。（大型企業(yè)另介紹）具體流程圖如下

采用以上方法有兩點(diǎn)好處: 1,每個(gè)使用者使用的量我們都可以精確考量; 2,每個(gè)使用者使用的紙張我們可以精確控制,有利于節(jié)約紙張; 3,打印,復(fù)印的內(nèi)容,如有必要,可以記錄; 控制單張使用成本 機(jī)器的成本,包含連個(gè)方面,一是購(gòu)置的成本,這個(gè)是固定的, 二是使用成本,這個(gè)是變動(dòng)的,會(huì)隨我們使用的量,以及監(jiān)控的松緊密切相關(guān)。